W sprawach dotyczących inwentarzy uprzejmie prosimy o kontakt pod adresem e-mail dyrektor@archiwum-pmk.com
Inwentarz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
Współpraca Polskiej Misji Katolickiej z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych (NDAP) rozpoczęła się w 2008 r. Początkowo na okres trzech miesięcy skierowana została do prac archiwalnych dwójka archiwistów z kraju. Ich działalność rozpoczęła się od ogólnego rozpoznania warunków przechowywania akt oraz ich zawartości. Mimo lokalizacji pomieszczenia archiwalnego w piwnicy budynku, jego stan oceniony został jako zadawalający i zapewniający właściwą dla przechowywania archiwaliów temperaturę oraz wilgotność powietrza.
Prace archiwalne rozpoczęto od wydzielenia zespołów archiwalnych i odłączenia właściwych akt Misji od materiałów po innych organizacjach. Pomocą w tych pracach służył rzeczowy wykaz akt, funkcjonujący od wielu lat w Misji.
Wyniki prac były na bieżąco wprowadzane do baz danych SEZAM (ewidencja zespołów archiwalnych) oraz IZA (elektroniczny inwentarz zespołu). Wydzielono łącznie 35 zespołów archiwalnych, przygotowano ich ewidencję oraz robocze inwentarze do części z nich. Zaktualizowano ponadto stosowany w Misji w latach 50-tych XX w. rzeczowy wykaz akt, dodając nowe hasła klasyfikacyjne.
Z korespondencji przesłanej dnia 03 listopada 2009 r. przez dyrektora Archiwum Państwowego w Gdańsku Piotra Wierzbickiego wynika, że w ramach wyjazdu naukowego w dniach 11 września – 10 października 2009 r. pracowała nad inwentarzem w Archiwum PMK dr Lidię Potykanowicz-Suda. Ze sporządzonego przez nią sprawozdania wynika, że jej głównym celem było kontynuowanie porządkowania akt zgromadzonych w Archiwum Misji. Zajmowała się ona zespołem akt nr 29 „Komitet pomocy Polakom we Francji”, który został w większości zinwentaryzowany przez Urszulę Kowalczyk i Tomasza Hajewskiego.
W dakszej kolejności dr Lidia Potykanowicz-Suda rozpoczęła przegląd wstępny zawartości następnego zespołu akt nr 36 – Listy do Prymasa Polski, który w całości jest w języku francuskim. Ze względu na olbrzymią ilość listów, szacowaną na około 55 tysięcy Pani doktor postanowiła dokonać najpierw segregacji wstępnej, porządkując 800 listów. Dzięki temu wyodrębniła wstępnie kilka serii listów (kościoły, parafie, organizacje, stowarzyszenia, wspólnoty, zakony, zgromadzenia zakonne, osoby prywatne.
Nastepnie Lidia Potykanowicz-Suda dokonala ewidencjonowania poszczególnych listow w bazie IZA z podziałem na wspomniane powyżej serie. Poza polami obligatoryjnymi uzupełniała ona także pole „uwagi” podając informacje dotyczące ciekawszych listów, ilości podpisów z danej parafii pod listem zbiorowym, notatek proboszczów dołączonych do listów zbiorowych. Pani Lidia utworzyła także indeks geograficzny z nazwami miejscowości, z której dany list pochodził oraz indeks osobowy z nazwiskami adresatów i jeżeli było to możliwe z określeniem funkcji lub zawodu (przeor zakonu, lekarz, inżynier itp.).
W dniach od 13 września do 13 października 2010 r. Lidia Potykanowicz-Suda ponownie przebywała na wyjeździe naukowym w Archiwum Polskiej Misji Katolickiej we Francji. Z jej sprawozdania wynika, że kontynuowała ona porządkowanie zespołu akt nr 36 – Listy do Prymasa Polski.
We wspomnianym dokumencie dr Potykanowicz-Suda informuje, że zapoznała się z przebiegiem prac studentów z Uniwersytetu Warszawskiego, którzy w ramach programu Erasmus przebywali w PMK w Paryżu w sierpniu i września 2010 i ewidencjonowali listy z ww. zespołu. Studenci zewidencjonowali 609 listów w programie Excel, które następnie mgr Krzysztof Porolniczak przekonwertował do bazy IZA. Jednak zewidencjonowane listy nie posiadały indeksów (geograficzny, osobowy). W związku z tym dodatkowo w czasie pobytu na wyjeździe naukowym Lidia Potykanowicz-Suda zrobiła indeksy do 250 listów a pozostałe w Polsce.
